Årsmøtet er foretakets øverste myndighet og består av vannverkets andelshavere. Årsmøtet kan instruere styret – generelt eller i enkeltsaker. Årsmøtet kan omgjøre vedtak som styret har gjort. Årsmøtet følger reglene satt ned i vedtektene og samvirkeloven.
Innkalling til årsmøtet
Årsmøtet holdes en gang i året innen 1. april og kunngjøres minst 14 dager før det skal holdes. Styret kunngjør tidspunkt for møtet på nettsiden, Facebook og på epost i god tid i forveien.
Saker som andelshaverne ønsker tatt opp må sendes styret innen 8 dager før årsmøtet.
Alle medlemmer skal ha skriftlig innkalling som opplyser om tid og sted for møtet. Innkallingen skal sendes slik at den til vanlig er kommet fram senest en uke før møtet skal holdes. Den skal oppgi klart de sakene som årsmøtet skal behandle og skal inneholde en saksliste. Årsregnskap og årsmelding, medregnet disponering av årsoverskudd skal følge med. Vi sender innkallingen på epost. De som ikke har epost får den i postkassen.
Hva skjer på møtet
Møtet åpnes av styrelederen eller den styret har utpekt. Den som åpner møtet, skal før første avstemning sette opp en liste over antall stemme-berettigede medlemmer som deltar, enten selv eller ved en fullmektig.
Hvem kan møte
Styrelederen har plikt til å delta på møtet. Øvrige styremedlemmer og valgkomitéens leder bør være til stede. Styremedlemmene har rett til å uttale seg på årsmøtet.
Alle andelshavere har rett til å delta i årsmøtet. Hvert medlem kan delta med en rådgiver, som årsmøtet kan gi talerett.
Et medlem kan sende en fullmektig etter eget valg. Men ingen kan være fullmektig for mer enn ett medlem, og et medlem kan ikke være fullmektig for et annet. Fullmektigen skal legge fram skriftlig og datert fullmakt. Dersom fullmakta blir lagt fram ved bruk av elektronisk kommunikasjon, skal det brukes en forsvarlig metode for å autentisere avsenderen. Fullmakten gjelder bare for det førstkommende årsmøtet dersom det ikke går tydelig fram at noe annet er ment. Medlemmet kan når som helst tilbakekalle fullmakten.
Stemming
Hver andel gir en stemme på årsmøtet. Personer som har et medlemskap sammen har bare en stemme, men begge har talerett. Har huset hybel, sokkelleilighet ol regnes ikke disse som en egen boenhet og de som bor her har ikke stemmerett. Men i flermannsboliger regnes hver boenhet som en bolig og hver boenhet har en stemme.
Normalt brukes det ikke stemmesedler, men akklamasjon. Men hvis et medlem krever det skal stemmesedler brukes. Da kan de som stemmer være anonyme.
Ved bruk av akklamasjon klapper en for å vise at en liker det som fremlegges. Hvis en ikke liker forslaget klapper en ikke og er dermed avholdende. Akklamasjon brukes ofte for å godkjenne årsberetninger, innkallinger eller andre rapporter eller lister som skal vedtas eller godkjennes. Ordstyrere og referenter på årsmøter velges vanligvis ved akklamasjon. Akklamasjon kan også brukes for å stemme på to forslag. Da vinner det forslaget flest klapper for. Når det kommer flere forslag til det samme punktet på sakslisten, må man gjennomføre avstemningen i flere omganger til man står igjen med det forslaget som har fått flertall.
Alminnelig flertall i alle saker, unntatt ved vedtaksendring
Det forslaget som får flertall av stemmene på årsmøtet blir vedtatt. Det blir flertall så lenge det er flere som har stemt for enn både de som har stemt imot og de som har stemt avholdende/blankt. Blir stemmeantallet likt avgjør ordstyreren hvilket forslag som vinner.
Ved valg kan årsmøtet avgjøre på forhånd om det skal stemmes på nytt dersom ingen får flertall. Står stemmeantallet likt i denne situasjonen avgjøres den med loddtrekning.
Vedtektsendringer
Vedtektsendringer kan bare gjennomføres ved to tredjedels flertall.
Men det kreves fire femdels flertall for endring av formålet; mer tyngende hefte-regler for medlemmene; skjerping i medlemmenes plikt til å gjøre innskudd; innføring av omsetningsplikt eller avgrensinger i rettet til å tre ut av vannverket. Blir det vedtatt kan medlemmer som stemte imot tre ut av vannverket, men de må gi beskjed seneste en måned etter vedtaket.
Inhabilitet
Har et medlem søksmål mot seg eller om eget ansvar overfor vannverket kan medlemmet ikke stemme om saken. Har et medlem en vesentlig interesse som kan stride mot interessen til vannverket, kan medlemmet ikke stemme i saker som gjelder søksmål mot andre eller om andres ansvar overfor vannverket. Mer informasjon om dette i Samvirkeloven.
Opplysningsplikt
Et medlem kan kreve at styremedlemmene gir mer opplysninger om sakene på årsmøtet og den økonomiske situasjonen til vannverket. Dersom styret ikke kan svare skal det gis skriftlig svar som skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest to uker etter møtet.
Ordstyrer (dirigent) velges av årsmøtet. Vedkommende skal lede møtet og bør sitte godt synlig for alle. Ordstyreren kan være hvem som helst av medlemmene, men det bør ikke være en som er på valg til et verv, sitter i styret eller er ledende ansatt
Referent (sekretær) velges. Referenten skal skrive referat og sammenstille dette til en protokoll i etterkant. Protokollen er viktig dokumentasjon om hva som ble vedtatt på årsmøtet. Den skal i etterkant sendes inn til Brønnøysundregisteret. Den skal inneholde:
- Dato og sted for årsmøtet og at det er for Drangsholt vannverk
- Hvor mange stemmeberettigede som var til stede
- Møtelederens liste over stemmeberettigede skal legges ved
- Valg av styre
- Hvem ble foreslått og hvem ble valgt
- Navn på alle som kommer til å sitte i styret etter årsmøtet, også de som ikke var på valg
- Informasjon om sakene som har vært til behandling og vedtak som er gjort
- Det er smart å ta utgangspunktet i sakslisten og la dette være overskrift for hvert punkt. Det gjør det oversiktlig
- Referatet kan gjerne ha med diskusjonene som ble gjort under møtet og hvem som deltok i de, men det er ikke et krav.
- Husk at det skal leses av folk som ikke var der både nå og i årene etter, så ikke forutsett at de vet hva saken dreier seg om.
Protokoll-undertegner velges. Det er den som skal signere årsmøte-protokollen i etterkant sammen med ordstyreren (kalles i gamle referater av og til protokollkomite). Det bør ikke være referenten. Dette for å sikre at protokollen er korrekt.
Årsmeldingen legges så frem. Den er skrevet av styret. Det er en oppsummering over hva som har skjedd og hva som har blitt gjort i det siste året siden sist årsmøte. Den skal inneholde presentasjon av styret, medlemmer, møter, arrangementer og økonomiske situasjon og eventuelle andre informasjoner eller erfaringer som styret mener er viktige. Årsmeldingen kan gjerne være kort. Godkjenner årsmøtet meldingen signerer styret årsmeldingen.
Regnskap for forrige år legges frem. Regnskapet er laget av vannverkets profesjonelle regnskapsfører. Av den grunn er det ikke krav om revisorgodkjenning. Det stemmes om det skal godkjennes.
Innkommende forslag er siste punkt. Dette er saker som er sendt inn til styret i forkant av årsmøtet. Kommer det saker inn på årsmøtet som ikke er i innkallingen skal alle medlemmene samtykke før saken tas opp. Årsmøtet kan stemme over om det skal kalles inn til et ekstraordinært årsmøte for å behandle saken. Unntatt fra dette er om et medlem krever granskning av tingretten.
Budsjett for året som kommer legges frem. Budsjettet er laget av styret og må være oversiktlig og lett å forstå og henge sammen med styrets handlingsplan. Det stemmes så om det skal godkjennes.
Hvor mye årets vannavgift og tilkoblingsavgift skal være legges frem, og det stemmes om det skal godkjennes.
Forslag til valg av 2-3 styremedlemmer legges frem. Disse skal være over 18 år og er foreslått av valgkomiteen. Halvparten av styret er på valg hvert år. De kan erstattes eller sitte videre avhengig av om de selv ønsker å sitte videre og hva årsmøte stemmer. Hvert styremedlem bør stemmes over enkeltvis. Årsmøtet avgjør også om de ønsker varemedlemmer. Styrets oppgave er å ha den administrative driften av vannverket. I samvirker er det et viktig prinsipp at alle medlemmer er likeverdige og har samme innflytelse. Derfor skal ikke styremedlemmene opptre som individuelle representanter for bestemte medlemmer, medlemsgrupperinger eller andre interessegrupper. Styret velger styreleder selv på første styremøtet etter årsmøtet.
Neste års valgkomite velges. Styret legger frem forslag til medlemmer. Komiteen skal ha 2 medlemmer. De som satt kan erstattes eller sitte videre avhengig av om hva de selv ønsker og hva årsmøte stemmer. Hvert valgkomite-medlem bør stemmes over enkeltvis. Valgkomiteens oppgave er å foreslå kandidater til styret, samt å foreslå godtgjørelse til styremedlemmene. Valgkomiteen bør ha kontakt med medlemmer, styremedlemmene og ansatte i sitt arbeid med å foreslå kandidater.
I etterkant av årsmøtet
Årsmøte-protokollen
Referenten renskriver referatet og ut i fra denne lager en protokoll innen rimelig tid. Ordstyreren og protokoll-signereren underskriver protokollen. Protokollen blir publisert på nettsidens side med referater, og info om at den er publisert legges ut på Facebook og som en egen sak på nettsiden. Den sendes så inn til Brønnøysund-registeret av styret.
Søksmål om ugyldig årsmøtevedtak
Et medlem eller et styremedlem kan reise søksmål med påstand om at et vedtak av årsmøtet er ugyldig, fordi det er blitt til på ulovlig vis eller ellers er i strid med loven eller vedtektene. Slikt søksmål kan også reises av et flertall av de ansatte eller alternativt av en fagforening som organiserer to tredeler av de ansatte. Søksmålet må reises innen tre måneder etter at vedtaket er gjort.